Ett ärende inleds
Ett ärende kan starta hos Försäkringskassan på flera olika sätt. Oftast startar det genom att vi får in en ansökan om ersättning. Men det kan också vara genom att vi får någon form av impuls internt inom myndigheten, från en annan myndighet eller från en privatperson.
Innan ett ärende kan börja handläggas måste impulsen utredas. Man måste fastställa vad det är för ärende, vilket stöd som önskas av den enskilde och om den som ansöker om förmånen är behörig att göra det.
Först när det är utrett vad ärendet gäller kan själva ärendehandläggningen påbörjas.
Ansökan
19 § FL
En enskild kan inleda ett ärende hos en myndighet genom en ansökan, anmälan eller annan framställning. Framställningen ska innehålla uppgifter om den enskildes identitet och den information som behövs för att myndigheten ska kunna komma i kontakt med honom eller henne.
Det ska framgå av framställningen vad ärendet gäller och vad den enskilde vill att myndigheten ska göra. Det ska också framgå vilka omständigheter som ligger till grund för den enskildes begäran, om det inte är uppenbart obehövligt.
110 kap. 4 § SFB
Den som vill begära en förmån (sökanden) ska ansöka om den skriftligen. Detsamma gäller begäran om ökning av en förmån.
En ansökan om en förmån ska innehålla de uppgifter som behövs i ärendet och ska vara egenhändigt undertecknad. Uppgifter om faktiska förhållanden ska lämnas på heder och samvete.
111 kap. 4 § SFB En enskild får, i den utsträckning som framgår av föreskrifter som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, använda självbetjäningstjänster för att
- lämna uppgifter,
- göra anmälningar eller ansökningar,
- förfoga över rättigheter, och
- utföra andra rättshandlingar.
Sådana rättshandlingar som anges i första stycket har samma rättsverkningar som om de utförts i enlighet med de föreskrifter om formkrav som annars gäller för de förmåner och ersättningar som avses i 2 § första stycket. Föreskrifter om att uppgifter ska lämnas på heder och samvete ska dock alltid iakttas när självbetjäningstjänster används.
När det gäller förfarandereglerna (hur man hanterar ärenden) så finns många av dem både i FL och i SFB. När vi hanterar ärenden som omfattas av SFB ska vi därför utgå ifrån de regler som finns i 110 kap.
Försäkringskassan handlägger även ärenden som inte omfattas av SFB och de särskilda handläggningsregler som finns där. I dessa ärenden gäller därför FL jämte de bestämmelser som finns i respektive specialförfattning. I FL finns inga särskilda formkrav för en ansökan, annat än vad den ska innehålla, men det kan alltså däremot finnas särskilda regler i specialförfattningen som gör att ansökan måste utformas på ett visst sätt.
Nedanstående text utgår från ärenden som ska handläggas enligt SFB:s regler.
Ansökan ska vara skriftlig
Huvudregeln är att den som vill ha en förmån eller vill utöka en tidigare beviljad förmån ska ansöka om det skriftligt (prop. 2008/09:200 s. 551). En skriftlig ansökan kan lämnas antingen via Mina sidor eller på en pappersblankett. För vissa förmåner gäller dock fortfarande att ansökan måste göras på en föreskriven blankett.
Det finns ett antal uttryckliga undantag från kravet på skriftlig ansökan. Exempelvis prövas och betalas barnbidrag ut utan ansökan (110 kap. 6 § första stycket 1 SFB).
Sedan finns det också andra situationer när det inte behövs någon ny skriftlig ansökan trots att det inte uttryckligen framgår av lagtexten. Det gäller till exempel när en försäkrad ansökt om sjukpenning under en pågående period med föräldrapenning och sedan återgår till föräldrapenning igen. Enligt praxis innebär ansökan om sjukpenning endast att den ursprungliga ansökan om föräldrapenning ska anses ändrad för de datum då den försäkrade önskar sjukpenning. När perioden med sjukpenning upphör ska Försäkringskassan därför inte kräva någon ny ansökan om föräldrapenning (se KRNG mål nr 534-19).
Ansökan ska skrivas under
En ansökan enligt SFB ska vara undertecknad av den som ansöker, eller dennes ställföreträdare. En ansökan som är gjord via Mina sidor räknas som undertecknad av den sökande (111 kap 4 § andra stycket SFB). En kopia, till exempel en ansökan som skannats in av den enskilde och bifogats ett mejl, anses inte uppfylla formkravet.
Den som för tillfället inte har möjlighet att skriva under sin ansökan kan ge sitt samtycke till att någon annan skriver under ansökan med hens namn. Då är det ändå alltid den sökande själv som ansvarar för att innehållet i ansökan är riktigt. Det måste givetvis framgå att det är någon annan som har skrivit personens namn. Om den som skrivit personens namn exempelvis heter Karl Karlsson, kan han under eller i anslutning till underskriften skriva ”genom Karl Karlsson”. Om en person har förmåga att själv skriva under en försäkran med sin egen namnteckning så kan hen givetvis göra det, även om namnteckningen inte går att läsa. Det finns nämligen inget krav på att namnet ska vara läsbart (jfr Ds 2003:29 Formel – formkrav och elektronisk kommunikation, avsnitt 5.3 s. 87 f).
Om den enskilde har avlidit kan ansökan skrivas under av dödsboet. Antingen av samtliga delägare, eller av en delägare som har fullmakt från de övriga. Detta gäller dock inte om ersättningen innehåller en behovsprövning, det vill säga om förmånen påverkas av inkomster och utgifter. I det fallet anses inte dödsboet behörigt att skriva under ansökan. (RÅ 1996 ref 2)
Heder och samvete
Uppgifter om faktiska förhållanden i ansökan lämnas på heder och samvete (110 kap. 4 § andra stycket SFB). Det innebär att sådana uppgifter som utgångspunkt ska lämnas skriftligen (prop. 2001/02:9 s. 41). Detta krav betonar vikten av att uppgifterna är fullständiga och sanningsenliga. Det har ansetts bidra till att enskilda varken medvetet eller på grund av slarv lämnar felaktiga uppgifter. (Prop. 1996/97:121 Systembrister och missbruk inom socialförsäkringen, s. 37 – 39)
Med faktiska förhållanden menas de omständigheter som ligger till grund för ansökan, som civilstånd eller arbetsförhållanden. Om den enskilde kompletterar ärendet med nya uppgifter om omständigheter som ryms inom de faktiska förhållanden som redan lämnats, rör inte de nya uppgifterna några nya faktiska förhållanden. Kompletteringen behöver därför inte lämnas skriftligen på heder och samvete. Till exempel om yrke framgår i ansökan kan vissa detaljer i arbetsuppgifterna kompletteras muntligt.
Det finns situationer när uppgifter kan lämnas till Försäkringskassan muntligen, se avsnitt Ändring av uppgifter i ansökan och Uppgifter från den enskilde. Försäkringskassan kan då upplysa om vikten av att lämna sanningsenliga uppgifter och fråga om den enskilde lämnar uppgifterna på heder och samvete. En sådan muntlig försäkran är dock inte detsamma som att lämna uppgifter på heder och samvete enligt 110 kap. 4 § SFB.
Den som lämnar oriktiga uppgifter om faktiska förhållanden kan göra sig skyldig till bidragsbrott enligt bidragsbrottslagen (2007:612). Dessutom innebär kravet på att uppgifter ska lämnas på heder och samvete att en sökande kan göra sig skyldig till brottet osann försäkran enligt 15 kap. 10 § brottsbalken om hen lämnar felaktiga uppgifter skriftligen.
I ärenden om assistansersättning finns det också en särskild reglering gällande att även ombud lämnar uppgifter på heder och samvete gällande faktiska förhållanden (110 kap. 5 § tredje stycket SFB).
I vägledningen (2004:1) Kontrollutredning kan du läsa mer om bidragsbrottslagen.
Om ansökan är ofullständig
20 § FL
Om en framställning är ofullständig eller oklar ska en myndighet i första hand hjälpa den enskilde till rätta inom ramen för sin allmänna serviceskyldighet enligt 6 § andra stycket.
En myndighet får besluta att förelägga den enskilde att avhjälpa en brist som finns kvar, om bristen medför att framställningen inte kan läggas till grund för en prövning i sak. I föreläggandet ska det anges att följden av att det inte följs kan bli att framställningen inte tas upp till prövning.
110 kap. 10 § SFB Om ansökan är så ofullständig att den inte kan läggas till grund för någon prövning i sak ska den handläggande myndigheten avvisa den.
Om ansökan inte i övrigt uppfyller föreskrifterna i 4 § andra stycket eller det som annars är särskilt föreskrivet, ska myndigheten också avvisa ansökan om inte bristen är av ringa betydelse.
110 kap. 11 § SFB Den handläggande myndigheten får inte avvisa ansökan enligt 10 § om sökanden inte först har förelagts att avhjälpa bristen vid påföljd att ansökan annars kommer att avvisas. Ett sådant föreläggande får delges.
Om den enskilde lämnar in en ansökan som inte uppfyller formkraven eller som är ofullständig på något annat sätt, är Försäkringskassan skyldig att hjälpa den enskilde med hur den ska komplettera ansökan.
Om den enskilde muntligen meddelar Försäkringskassan att hen vill ansöka om en förmån ska Försäkringskassan enligt huvudregeln informera om att ansökan behöver göras skriftligen. Men innan vi gör det behöver vi kontrollera om det rör sig om en sådan situation där det inte finns ett krav på skriftlig ansökan (se avsnitt Ansökan) eller om det rör sig om en sådan situation som omfattas av ett undantag från kravet på skriftlig ansökan (se avsnitt Ansökan ska vara skriftlig).
Om ansökan saknar underskrift måste handläggaren ta en kopia av ansökan och skicka den till den sökande för undertecknande, se avsnitt Ansökan ska skrivas under. En ansökan som kommer in till Försäkringskassan är en allmän handling, oavsett om den är undertecknad eller inte, och därför har vi inte rätt att göra oss av med den (JO:s inspektionsprotokoll, dnr 4284- 1998).
Om en ansökan är ofullständig på något annat sätt är Försäkringskassan skyldig att informera den sökande om hur den ska kompletteras. Om det till exempel saknas en uppgift som vi behöver för att kunna pröva ärendet, är vi skyldiga att informera om vilken uppgift som behövs och medverka till att den kommer in. En komplettering av en uppgift i ansökan ska göras på ett sätt som uppfyller formkravet, se avsnitt Heder och samvete och Uppgifter från den enskilde. Informationen ska vara tydlig, och vi ska ge ett slutdatum för när vi senast behöver uppgiften. (Mer om beräkning av tid finns i avsnitten Kommuniceringstid och Metodstöd - kommunicering
Om sökanden inte kompletterar senast detta datum behöver handläggaren ta ställning till om det räcker att påminna sökanden eller om handläggaren behöver hjälpa den enskilde att få in uppgiften. En påminnelse ska innehålla information om att ansökan kan avvisas om inte kompletteringen kommer in.
När en person ansöker om en förmån påbörjas ett ärende. Det gäller även om ansökan inte uppfyller de formella kraven på en ansökan eller är så ofullständig att den inte kan läggas till grund för en prövning i sak (prop. 2008/09:200 s. 550). Eftersom det är ett ärende så måste det avslutas med någon form av beslut. Skulle det vara så att den enskilde inte kompletterar sin ansökan, trots att handläggaren påmint och försökt hjälpa till så gott som hen har kunnat, så kan vi fatta beslut om avvisning.
Avvisning blir bara aktuellt när bristen på uppgifter gör att det inte är meningsfullt att pröva ansökan, eller om ansökan har så stora formella brister att vi inte kan pröva den. Vilka brister som kan leda till avvisning måste avgöras från fall till fall. För att en ansökan ska kunna prövas i sak måste det åtminstone framgå vad ansökan avser och vilken ersättning som den enskilde begär. (Läs vidare om avvisningsbeslut i avsnitt Olika former av slutliga beslut
Ändring av uppgifter i ansökan
Ibland händer det att den försäkrade hör av sig och vill ändra sin ansökan under handläggningens gång. Det kan till exempel handla om att hen korrekt lämnar in en ny komplett ifylld ansökan eller lämnar en enskild uppgift skriftligen (på heder och samvete) på annat sätt.
Det händer också att den försäkrade vill ändra sin tidigare ansökan muntligt eller skriftligen utan att underteckna på heder och samvete (exempelvis via mejl). Det går bra så länge ändringarna inte utökar ansökan eller ändrar de faktiska förhållandena som ligger till grund för ansökan, se avsnitt Heder och samvete. Om den försäkrade till exempel vill minska sin ansökan i tid, omfattning eller liknande är inte det en ny uppgift om faktiska förhållanden.
Den försäkrade kan även muntligen, eller utan undertecknande på heder och samvete, ändra vilken förmån som hen ansöker om förutsatt att alla de faktiska förhållanden som behövs för den nya förmånen finns i ansökan som undertecknats på heder och samvete. Exempel på detta kan vara att korrigera från ”köp” till ”anpassning” i ansökan om bilstöd eller att korrigera från aktivitetsersättning till sjukersättning. I de flesta fallen är dock de faktiska förhållandena inte desamma mellan olika förmåner, och därför kräver en sådan ändring oftast att en ny ansökan görs skriftligen.
Om ändringen däremot utökar ersättningsperioden eller innefattar fler ersättningsdagar räknas det som en ny ansökan. För en sådan ändring gäller samma krav som för ansökan (se avsnitt Ansökan och Ansökan ska vara skriftlig), och måste därför enligt huvudregeln göras skriftligt (prop. 2008/09:200 s. 551).
Även om det är en uppgift som rör faktiska förhållanden så kan uppgiften ibland få ändras muntligen för att särskilda skäl talar emot att de ska lämnas skriftligen (110 kap. 13 § SFB). Det är alltså inte är ett ovillkorligt krav att alla former av uppgifter måste lämnas på heder och samvete, se avsnitt Heder och samvete. Det kan till exempel handla om mindre oklarheter i en ansökan i form av en adressuppgift som finns på två ställen i en ansökan inte helt stämmer överens och därför behöver förtydligas. En sådan förtydligande ändring kan lämnas per telefon utan att uppgiften lämnas ”på heder och samvete”. Enligt förarbetena bör Försäkringskassan i dessa fall särskilt överväga den aktuella uppgiftens karaktär och vilka konsekvenser uppgiftslämnandet har i ett straffrättsligt perspektiv (prop. 2008/09:200 s. 556).
Inkommen handling
22 § FL
En handling har kommit in till en myndighet den dag som handlingen når myndigheten eller en behörig befattningshavare.
Om en handling genom en postförsändelse eller en avi om en betald post- försändelse som innehåller handlingen har nått en myndighet eller behörig befattningshavare en viss dag, ska handlingen dock anses ha kommit in närmast föregående arbetsdag, om det inte framstår som osannolikt att hand- lingen eller avin redan den f öregående arbetsdagen skilts av för myndigheten på ett postkontor.
En handling som finns i en myndighets postlåda när myndigheten tömmer den första gången en viss dag ska anses ha kommit in närmast föregående arbetsdag.
När man handlägger ärenden är det av flera skäl viktigt att kunna fastställa när handlingarna har kommit in. Framför allt för att kunna bedöma tidsfrister, till exempel när man beräknar retroaktiv tid eller när någon begär omprövning av ett beslut.
Huvudregeln är att en handling anses komma in den dag då handlingen, eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till Försäkringskassan eller kommer en behörig person till handa.
Om handlingen är skickad per post, ska den dock ses som inkommen dagen innan den dag den kommer tjänstepersonen till handa. Det beror på att det ofta kan vara oklart när handlingen egentligen kommit in till myndigheten och att vi bör vara generösa vid en rättidsprövning. (Prop. 2016/17:180 s. 146)
När handlingen är inkommen till Försäkringskassan är den att betrakta som en allmän handling (2 kap. 4 § TF).
Handlingar som gäller avier vid brev med otillräckligt porto
Försäkringskassan får ibland ta emot avier om brev med otillräckligt porto. En sådan avi ska skickas tillbaka till posten med notering att Försäkringskassan inte löser ut försändelsen. Handlingen som avin gäller räknas därmed inte som inkommen till myndigheten. Det är avsändarens ansvar att se till att brev har tillräckligt med porto.
Om posten däremot skulle vidarebefordra själva handlingen tillsammans med ett inbetalningskort är handlingen inkommen. Då gör Försäkringskassan en anteckning på inbetalningskortet om att vi inte betalar portot. Den inkomna försändelsen öppnas och tas på sedvanligt sätt om hand av Försäkringskassan för vidare handläggning. Inbetalningskortet med anteckningen läggs till handlingarna.
Läs mer om när en handling anses som inkommen till Försäkringskassan i vägledning 2001:3.
När en inkommen handling innehåller fel
En inkommen handling är en allmän handling och originalet får inte skickas tillbaka även om det innehåller fel. Det är viktigt att det antecknas i journalen att handlingen innehåller fel. Beroende på omständigheterna kan det även vara aktuellt att exempelvis informera den enskilde om felen, anteckna de korrekta uppgifterna, vem som lämnat dessa uppgifter eller om den som skickat handlingen kommer att skicka in en ny korrekt handling.
I vägledning (2004:3) Försäkringskassan och arkivhantering kan du läsa mer om hur man hanterar allmänna handlingar.
Handlingar som kommer in via mejl
Ett mejl som kommer in till Försäkringskassan är en allmän handling och ska hanteras som en sådan. Observera dock att länkar till dokument eller webbsidor inte ska följas. Innehållet räknas därför inte som inkommet till myndigheten. (Jfr HFD mål nr 3334- 16 ) I dessa fall bör man i stället kontakta avsändaren för att komma överens om hur handlingen kan skickas.
När mejlet är hanterat och informationen överförd till rätt ärende ska det direkt raderas från mejlkorgen. Det kan annars innebära en otillåten behandling av personuppgifter enligt artikel 5 i dataskyddsförordningen (GDPR).
Läs mer om säkerhet på internet i anvisningar (2022:09) Säkerhet på Försäkringskassan.