Allmänna krav på handläggningen
Begreppet handläggning innefattar alla åtgärder som en myndighet vidtar från det att ett ärende inleds till dess att det avslutas.
Den förvaltningsverksamhet som inte är handläggning kallas faktiskt handlande. Gränsen mellan handläggning och faktiskt handlande är i många fall ganska tydlig. En principiell skillnad är att ett faktiskt handlande karaktäriseras av att vi vidtar en praktisk åtgärd, till exempel generella informationsinsatser till allmänheten, medan handläggningen av ett ärende alltid ska avslutas med ett beslut.
Utgångspunkter för handläggningen
9 § första stycket FL
Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.
Effektivitet handlar om att hushålla med resurserna. Vi ska utföra vårt uppdrag så snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten påverkas negativt. Att ärendena ska handläggas enkelt och snabbt är till fördel för både den enskilde och det allmänna, men bara om det samtidigt blir rätt.
Både budgetlagen (2011:203) och FL innehåller regler kring effektivitet, service och tillgänglighet för myndigheter.
Vi ska också köpa varor och tjänster med gott omdöme och i övrigt följa de regler som syftar till att främja god affärssed.
Rättssäkerhet
De delar av socialförsäkringen som Försäkringskassan administrerar handlar om att ge ekonomisk trygghet vid bland annat sjukdom och funktionsnedsättning, men även olika former av stöd till barnfamiljer. Vårt uppdrag förutsätter att vi fattar rättssäkra beslut i enlighet med ändamålet med försäkringen. Rättssäkerhet är en förutsättning för att kunna upprätthålla legitimiteten för socialförsäkringssystemet.
I FL, SFB och annan lagstiftning finns ett antal bestämmelser som på olika sätt värnar om enskildas rättssäkerhet när Försäkringskassan handlägger ärenden. FL:s syfte är att garantera medborgarnas rättssäkerhet och därmed bidra till att allmänhetens förtroende för förvaltningen upprätthålls. Reglerna om handläggning av ärenden är utformade för att myndigheternas beslut ska grundas på ett så korrekt underlag som möjligt och att beslutsfattandet ska präglas av objektivitet, saklighet och öppenhet. Besluten ska bli sakligt riktiga och förfarandet ska vara rättssäkert. (Prop. 2016/17:180 s. 49). Ett sakligt riktigt beslut är ett beslut baserat på gällande rätt och som grundar sig på de faktiska, verkliga, förhållandena i den enskildes ärende.
Det finns inte någon lagstadgad definition av rättssäkerhet. En förklaring av begreppet är att rättssäkerhet råder när man kan lita på att myndigheter styrs av rättsregler och tillämpar dem på ett likformigt, sakligt och opartiskt sätt (Inspektionen för socialförsäkringens rapport 2010:4 Rättssäker förvaltning, s. 36). I förarbetena till FL sägs att effektivitetssynpunkter inte får dominera handläggningen i sådan grad, att i andra regler uppställda krav på legalitet, opartiskhet, utredning, kommunikation, motivering etc. åsidosätts och att beslutet som följd av det kan komma att fattas på bristfälligt eller felaktigt underlag. Rättssäkerhet tar alltså sikte både på att handläggningsförfarandet och besluten ska vara sakligt korrekta. (Prop. 2016/17:180 s. 74 f.)
En rättssäker handläggning är alltså avgörande i arbetet på Försäkringskassan. Det förutsätter att myndigheten vid handläggning av ärenden i tillämpliga delar följer
- grundläggande rättsliga principer, till exempel objektivitetsprincipen
- handläggningsregler i FL, till exempel utredningsansvar
- handläggningsregler i specialförfattningar, till exempel SFB
- interna handläggningsregler i styrande och stödjande dokument.
Skriftlig handläggning
9 § andra stycket FL
Handläggningen ska vara skriftlig. Myndigheten får dock besluta att handläggningen helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt.
Huvudregeln är att handläggningen ska vara skriftlig. Det finns flera skäl till detta, bland annat att handläggningen blir mer effektiv, vilket gynnar både den enskilde och myndigheten. Den skriftliga handläggningen är även viktig ur rättssäkerhetssynpunkt, eftersom dokumentation är avgörande för att kunna hantera och kontrollera vad som hänt i ärendet. Skriftlig dokumentation i ärendena är därför en förutsättning för att kunna garantera att rättssäkerheten upprätthålls (se prop. 2016/17:180 s. 75-76). Den mest tillförlitliga och säkra dokumentationen sker vid skriftlig handläggning eftersom man då dokumenterar parternas faktiska utlåtanden, medan till exempel en tjänsteanteckning av ett samtal endast dokumenterar författarens uppfattning av samtalet. Även om uppläsningen godkänns av den enskilde så går det inte att utesluta risken för missförstånd (se JO:s beslut, dnr 6472-2022).
Det finns även uttryckliga krav på skriftlig handläggning bland annat vid ansökan (se avsnitt Ansökan ska vara skriftlig) och att den enskildes uppgifter om faktiska förhållanden ska lämnas skriftligen på heder och samvete (se avsnitt Heder och samvete).
Rätt att lämna uppgifter muntligt
24 § FL
Om en enskild part vill lämna uppgifter muntligt i ett ärende ska myndigheten ge parten tillfälle till det, om det inte framstår som obehövligt. Myndigheten bestämmer hur detta ska ske.
27 § FL
En myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling ska snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.
Som angetts ovan är huvudregeln att handläggningen ska vara skriftlig. Det är dock inte ovanligt att en enskild vill lämna muntliga uppgifter i ett ärende. I vissa situationer finns krav på skriftlighet, såsom till exempel krav på att ansökan ska göras skriftligen (se avsnitt Ansökan ska vara skriftlig) och att uppgifter om faktiska förhållanden ska lämnas skriftligen på heder och samvete (se avsnitt Heder och samvete).
Om en enskild vill lämna uppgifter muntligt som inte omfattas av skriftlighetskrav ska vi tillmötesgå det om det inte framstår som obehövligt. Regeln är avsedd att säkerställa att en enskild part ges möjlighet att lämna muntliga uppgifter i sitt ärende för att kunna ta till vara sin rätt (prop. 2016/17:180 s. 153). Detta är särskilt viktigt om man har svårigheter att uttrycka sig i skrift. Se avsnitt Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning angående tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning.
Rätten att lämna muntliga uppgifter till en myndighet innebär inte en rätt att kräva ett sammanträde eller rätt att tala med just den eller de som ska besluta i ärendet. Det står myndigheten fritt att hänvisa till en annan handläggare eller till att ta emot uppgifterna per telefon i stället för ett möte (prop. 2016/17:180 s. 152).
Försäkringskassan har en möjlighet att be om underlaget i skriftlig form för det fall det är allt för omfattande och komplicerat för att kunna dokumentera vid ett samtal (prop. 2016/17:180 s. 153).
Kontouppgifter ska alltid lämnas skriftligen.
Läs om vikten av god dokumentation i kapitel 8.
Partsinsyn
10 § FL
Den som är part i ett ärende har rätt att ta del av allt material som har tillförts ärendet. Rätten att ta del av uppgifter gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Ändamålet med partsinsynen är att garantera parten en så vidsträckt aktinsyn som möjligt, varför uppgifter av betydelse för ärendets avgörande alltid ska tillföras ärendet (Förvaltningslagen, en kommentar, Juno version 1A, Lundmark, Säfsten).
FL innehåller inte någon definition av vem som är part i ett ärende. I förarbetena till FL anges bl.a. att det är den som ansöker om en offentlig förmån som anses som part (prop. 2016/17:180 s. 79 f. och s. 295). Utgångspunkten är därför att den som ärendet rör (oftast sökanden) är part i Försäkringskassans ärenden.
Ordet ”tillförts” ska inte uppfattas bokstavligen på det viset att varje handling som faktiskt finns i akten ska anses vara tillförd ärendet. Handlingar som är allmänna (till exempel handlingar som kommit in till myndigheten utifrån eller som har skickats ut från myndigheten) omfattas av partsinsynen. Annat som anses ha tillförts ärendet är till exempel tjänsteanteckningar som handläggaren har färdigställt.
Tjänsteanteckningar som inte är färdigställda anses däremot inte vara tillförda ärendet. Eftersom dokumentationen i ett ärende ska göras omgående (se kapitel 8 ) ska man så snart som det är möjligt skriva rent anteckningarna och föra dem till ärendet. Då omfattas de av partsinsynen och kan lämnas ut vid begäran. Om anteckningarna redan har skickats ut i befintligt skick, innan renskrivning, har de blivit upprättade och därmed tillförda ärendet. De kan då inte redigeras i efterhand.
I pågående ärenden omfattas inte utkast till beslut eller andra dokument som inte är färdigställda av handläggaren av partsinsynen. Det är därför viktigt att kontrollera en handlings status innan den lämnas ut till eller läses upp för den enskilde. Om det endast är ett arbetsdokument omfattas det inte av partsinsynen. Ett utkast till beslut som lämnas ut till den enskilde blir en allmän handling och kan därmed anses som ett giltigt beslut, även om det ännu inte har handlagts färdigt. (JO 2012/13 s. 367)
Partsinsynen gäller i alla slags ärenden och under hela handläggningstiden. Under vissa förutsättningar gäller den även efter ärendets avslutande (prop. 2016/17:180 s. 294 f).
Sekretess mot parten själv
Sekretess gäller i normalfallet inte mot en enskild som i ett ärende har rätt till partsinsyn. Dennes rätt till insyn kan emellertid begränsas i vissa fall. En handling eller annat material får nämligen inte lämnas ut om det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att en sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs (10 kap. 3 § första stycket OSL).
Förhållanden som avses i bland annat 28 kap. 2 och 3 §§ första stycket OSL kan också begränsa en enskilds rätt till insyn i sitt eget ärende. Det handlar då om känsliga uppgifter som rör den enskilde själv eller den som gjort en anmälan.
Läs mer om sekretess i vägledningen 2001:3.
Ärendets handläggningstid
9 § första stycket FL
Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.
Från rättssäkerhetssynpunkt är det viktigt att ärenden handläggs så att de blir tillräckligt utredda, att parternas intressen tillgodoses på ett rimligt sätt, att sakligt korrekta avgöranden alltid eftersträvas och att besluten är motiverade. För att enskildas rätt ska tas till vara krävs det även att ärendena avgörs utan oskälig fördröjning. Om beslutet i ett ärende har stor inverkan på den enskildes personliga eller ekonomiska förhållanden har hen normalt anledning att ställa höga krav på snabbhet vid handläggningen. Om längre förseningar blir vanliga i verksamheten kan handläggningen i förlängningen undergräva allmänhetens förtroende för den offentliga förvaltningen i stort.
JO har även uttalat att det utgör en central del i de krav som ställs på god förvaltning att en enskild som vänder sig till en myndighet får ett beslut inom en rimlig tid (se bl.a. JO 2022/23 s. 351).
Inom Försäkringskassan har vi ärenden av stor variation. Vi kan därför inte säga exakt hur lång tid varje ärende kommer att ta eller vad som är en rimlig tid i det enskilda ärendet. Däremot kan vi bedöma vad som är en genomsnittlig eller normal handläggningstid för olika typer av ärenden, ofta beroende på vilken förmån det rör sig om. Information om genomsnittlig och normal handläggningstid är en precisering av det allmänna skyndsamhetskravet i 9 § FL och publiceras i regel på vår webbplats. Inom vissa förmåner har vi en lagstadgad handläggningstid som utgör en bortre gräns för handläggningen.
Att ett ärende avviker från vad som utgör normal handläggningstid för ärendetypen innebär inte alltid att ärendet fördröjts på ett inte godtagbart sätt. Att ett beslut dröjer kan bero på flera olika saker. För att en längre handläggningstid ska anses godtagbar måste det dock finnas omständigheter som kan motivera det. Avgörande för bedömningen är förhållandena i det enskilda fallet. Komplexa ärenden som kräver en rad utredningsåtgärder kan tillåtas ta längre tid att handlägga än enklare ärenden. De överväganden, förklaringar och ställningstaganden som gör att handläggningen tar tid ska alltid dokumenteras i journalen (JO:s beslut, dnr 462-2013).
Det är framför allt när ett avgörande fördröjs på grund av längre tids passivitet i handläggningen av ärendet från myndighetens sida – när inga åtgärder vidtas i syfte att avsluta handläggningen – som ärendet anses ha fördröjts på ett inte godtagbart sätt.
Underrättelse om väsentlig försening
11 § FL
Om en myndighet bedömer att avgörandet i ett ärende som har inletts av en enskild part kommer att bli väsentligt försenat, ska myndigheten underrätta parten om detta. I en sådan underrättelse ska myndigheten redovisa anledningen till förseningen.
Försäkringskassan är skyldig att underrätta den enskilde om att avgörandet i ett ärende som inletts av en enskild part kommer att bli väsentligt försenat. I bestämmelsen ses även till exempel vårdgivare och arbetsgivare som enskilda när det är de har inlett ärendet och därmed är part i ärendet hos Försäkringskassan. Skyldigheten att underrätta om förseningen gäller oavsett vad den beror på och vem som har orsakat den. Vi informerar många gånger enligt serviceskyldigheten i 6 § FL i ett ärende. Det är viktigt att skilja på när vi informerar enligt serviceskyldigheten och när vi lämnar underrättelse om väsentlig försening, eftersom det ställs upp specifika krav på en underrättelse enligt 11 § FL.
I bedömningen av om ett ärende är väsentlig försenat ligger både en bedömning av vad som innebär en godtagbar handläggningstid respektive en försening och en bedömning av när det är en väsentlig avvikelse från den godtagbara handläggningstiden.
Vi bedömer vad som är en godtagbar handläggningstid för ärendet utifrån vad som är den normala handläggningstiden för ärendetypen, men därutöver kan vi beakta omständigheter i det enskilda ärendet. Det kan exempelvis vara att den enskilde redan i sin ansökan presenterat ett gediget material eller tvärtom att hen har lämnat in en mycket bristfällig ansökan. I viss utsträckning bör bedömningen i ett visst fall också kunna relateras till den betydelse som ett snabbt avgörande normalt kan få för den enskilde, till exempel om den fråga som prövas är av direkt och påtaglig betydelse för hens personliga eller ekonomiska ställning. (Se prop. 2016/17:180 s. 111.)
När vi bedömer om avvikelsen från godtagbar handläggningstid är väsentlig behöver vi ta hänsyn till vad den enskilde kan förvänta sig utifrån den information som finns på Försäkringskassans webbplats och som hen har fått om ärendets handläggningstid. Utgångspunkten är att den enskilde inte ska hållas ovetande om vad som händer i hens ärende (prop. 2016/17:180 s 110 f.). Om den enskilde i samband med ansökan fått generell information om att handläggningstiden i ärendetypen för närvarande är fördröjd och uppgår till ett visst antal månader och det därefter uppstår ytterligare förseningar behöver vi lämna en ny underrättelse om att avgörandet försenas ytterligare. JO har tidigare ansett att Försäkringskassans fasta tidpunkter för när en försening anses väsentlig varit allt för väl tilltagna och saknat det medborgarperspektiv som kännetecknar en god förvaltning (se JO:s beslut, dnr 3232-2023).
Det krävs inte att avgörandet redan har blivit försenat för att underrättelseskyldigheten ska inträda. Underrättelsen ska lämnas så snart vi bedömer att avgörandet i ärendet kommer att försenas väsentligt. Om det står klart redan när ansökan kommer in ska underrättelsen lämnas redan då.
Omständigheter som kan hänförligas till myndighetens arbetssituation kan som huvudregel inte påverka tidpunkten för när en underrättelse ska lämnas. Långa handläggningstider av den orsaken är alltså ingen ursäkt för att dröja med att underrätta enskilda enligt 11 § FL om att handläggningen kommer att bli väsentligt försenad. (se JO:s beslut, dnr 3232-2023)
När det finns risk för väsentlig försening är alltså Försäkringskassan skyldig att underrätta den enskilde om detta. I underrättelsen ska vi förklara att avgörande i ärendet väsentligt försenats, vad som har hänt i det aktuella ärendet och varför det inte är möjligt att fatta beslut som planerat. Det är viktigt att man även förklarar hur den fortsatta handläggningen är planerad och vad som saknas i ärendet. Om det är möjligt skriver vi även också hur lång tid vi uppskattar att den återstående handläggningen ska ta. En tydlig förklaring gör att den enskilde förstår varför handläggningen drar ut på tiden. I vissa situationer kan det vara lämpligt att vi i underrättelsen även informerar om innehållet i 12 § FL.
I samband med att Försäkringskassan uppmärksammar en risk till väsentlig försening bör planeringen i ärendet följas upp för att se till att det inte försenas ytterligare (jfr prop. 2016/17:180 s. 110 f.).
Begäran om ett avgörande
12 § FL
Om ett ärende som har inletts av en enskild part inte har avgjorts i första instans senast inom sex månader, får parten skriftligen begära att myndigheten ska avgöra ärendet. Myndigheten ska inom fyra veckor från den dag då en sådan begäran kom in antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran.
Ett beslut enligt första stycket att avslå en begäran om att ärendet ska avgöras får överklagas till den domstol eller förvaltningsmyndighet som är behörig att pröva ett överklagande av avgörandet i ärendet.
Myndighetens prövning enligt första stycket får begäras av parten vid ett tillfälle under ärendets handläggning.
Oavsett om vi har underrättat om en försening eller inte, kan den enskilde begära att vi avgör ärendet (så kallad dröjsmålstalan). Begäran ska vara skriftlig och kan göras när det har gått sex månader efter att ärendet initierats hos Försäkringskassan. Om begäran görs muntligen är bestämmelsen inte tillämplig. I ett sådant fall bör Försäkringskassan, i enlighet med bestämmelserna om serviceskyldighet, upplysa den enskilde om kravet på att begäran ska vara skriftlig (prop. 2016/17:180 s. 297).
När en begäran kommer in ska Försäkringskassan fatta beslut i ärendet inom fyra veckor. Om det inte är möjligt, till exempel för att det pågår en utredning om en person ska vara försäkrad i Sverige eller att vi väntar på en utredning från någon annan aktör, måste vi fatta ett formellt avslagsbeslut gällande den enskildes begäran. Beslutet ska innehålla en klargörande motivering till varför ärendet inte kan avgöras. Detta beslut kan överklagas särskilt och handläggs i förmånsärendet.
En enskild som begär ett avgörande innan ärendet har pågått i sex månader kan inte få sin begäran prövad i sak. I sådana fall ska Försäkringskassan fatta beslut om att avvisa begäran. En sådan avvisning ska följas av tydlig information om när en ny framställan kan göras (se JO:s beslut, dnr 4900-2022). Begäran ska även avvisas om andra förutsättningar enligt 12 § FL inte är uppfyllda, såsom att begäran kommit in i ett ärende som inte initierats av en enskild eller om begäran framställts av någon som inte är enskild part i ärendet (se JO:s beslut, dnr 6932-2019 och 434-2020).
En begäran om ett avgörande enligt 12 § FL kan bara göras vid ett tillfälle under ärendets handläggning. Med ärendets handläggning avses fram till dess att myndigheten fattat slutligt beslut i ärendet. Om ett ärende har återförvisats till Försäkringskassan från domstol, har beslutet vanligtvis upphävts helt eller delvis och ärendet hos oss är därmed inte avslutat. Den enskilde kan då inte göra en ny begäran enligt 12 § FL (JO:s beslut, dnr 5151-2022). Därför är det viktigt att informera den enskilde om det så att hen kan avgöra när hen vill använda den möjligheten. Om den enskilde lämnar in ytterligare en begäran när Försäkringskassan redan har prövat och beslutat i frågan ska vi fatta beslut om att avvisa begäran. Om den enskildes tidigare begäran om avgörande har avvisats är det dock inget som hindrar att hen lämnar in ytterligare en begäran (JO:s beslut, dnr 3232-2023). I dessa fall är det också viktigt att se över ärendet för att se varför det dröjer och om något behöver skyndas på.
Bestämmelsen är även tillämplig i samband med Försäkringskassans omprövning av beslut enligt 113 kap. 7 § SFB (prop. 2016/17:180 s. 297).
Metodstöd – hantering av en begäran om avgörande
När en begäran om avgörande kommer in behöver vi se över ärendet för att se var i processen det befinner sig, vad som eventuellt saknas och varför ärendet ännu inte är avgjort. Detta bör vi alltså göra oavsett om begäran kommer in innan eller efter att sex månader har passerat.
Om begäran kommit in innan sex månader har passerat ska vi fatta beslut om att avvisa den. Vi ska även fatta beslut om att avvisa begäran om den kommit in i ett ärende som inte initierats av en enskild (exempelvis ett återkravsärende) eller om begäran framställts av någon som inte är enskild part i ärendet (exempelvis en arbetsgivare som inte heller är ombud för den enskilde).
Om begäran kommit in efter att sex månader har passerat ska vi i första hand fokusera på att avgöra ärendet inom fyra veckor. Om ärendet inte går att avgöra inom den utsatta tiden ska vi fatta beslut om att avslå begäran. Beslutet ska innehålla en tydlig och klar motivering till varför vi inte kan avgöra ärendet.
Tolk och översättning
13 § FL
En myndighet ska använda tolk och se till att översätta handlingar om det behövs för att den enskilde ska kunna ta till vara sin rätt när myndigheten har kontakt med någon som inte behärskar svenska.
En myndighet ska under samma förutsättningar använda tolk och göra innehållet i handlingar tillgängligt när den har kontakt med någon som har en funktionsnedsättning som allvarligt begränsar förmågan att se, höra eller tala.
Försäkringskassan är skyldig att anlita tolk eller att översätta dokument, om det behövs för att den enskilde ska kunna ta till vara sin rätt. Observera att det finns särskilda regler i den s.k. minoritetslagen (2009:724) som ger större rättigheter att använda sitt eget språk i kontakten med Försäkringskassan när det gäller de nationella minoritetsspråken. Dessa är jiddisch, romani chib, samiska, finska och meänkieli.
Omständigheterna avgör om Försäkringskassan ska välja mellan att låta en auktoriserad tolk eller någon annan lämplig person tolka.
Det är också viktigt att uppmärksamma om den enskilde behöver teckenspråkstolk vid exempelvis personliga möten.
På Fia under rubriken ”att möta personer med funktionsnedsättning” kan du läsa mer om andra sätt att översätta eller tolka text och tal.
Syftet med att anlita en auktoriserad tolk, som har gått igenom speciella kunskapsprov som tillhandahålls av Kammarkollegiet, är att garantera att informationen i ett samtal överförs korrekt och håller hög språklig standard. Att använda sig av professionella, auktoriserade tolkar minskar risken för missuppfattningar och stärker rättssäkerheten.
Det är viktigt att den enskilde godkänner att uppgifter som kan vara sekretessbelagda får tas upp i närvaro av tolken och att Försäkringskassan också antecknar tolkens namn och den enskildes medgivande att efterge sekretessen.
Generellt sett är det olämpligt att låta någon nära anhörig eller nära vän tolka. Det finns flera skäl till det. Ett skäl är att både Försäkringskassan och den enskilde behöver kunna lita på tolkens objektivitet. Det får inte vara så att den som tolkar har egna intressen att bevaka i ärendet. Ett annat skäl är att det många gånger kan vara känsliga uppgifter som behandlas. Det kan vara obehagligt och integritetskänsligt för den enskilde att en nära anhörig får del av sådana uppgifter vilket kan göra det svårt för den enskilde att tala obehindrat.
Barn ska som huvudregel inte tolka åt sina föräldrar eller andra vid samtal med myndigheter. En anledning till detta är att barnet inte alltid bör få reda på känslig information om exempelvis sina släktingar, dels ur ett sekretesshänseende och dels ur ett lämplighetshänseende. En annan anledning är att ansvaret för eventuella feltolkningar och informationsöverföring inte bör ligga på ett barn. Att låta ett barn tolka känslig eller komplicerad information lägger ett allt för stort ansvar på barnet i fråga och kan inte anses vara förenligt med barnets bästa. (Jfr lagen [2018:1197] om Förenta nationernas konvention om barnets rättigheter, barnkonventionslagen.) JO har till exempel ansett att det inte var förenligt med barnkonventionens bestämmelse om barnets bästa att låta ett tolvårigt barn tolka allmänt hållen information åt sin förälder i samband med en tvångsåtgärd (JO:s beslut, dnr 770-2021).
Försäkringskassan ansvarar för handläggningen av ärenden och bemötandet av enskilda. Detta innebär att vi också ansvarar för att ordna en tolk när det behövs så att inte ett barn behöver, eller känner sig tvungen att, tolka. Det gäller även om barnet uppger att hen vill tolka. I dessa situationer ska vi hitta en annan lämplig lösning, till exempel att anlita en auktoriserad tolk.
Det kan dock uppstå undantagssituationer när barn kan behöva förklara något enkelt för den vuxna. Bedömningen av om detta är lämpligt måste avgöras från fall till fall. Hänsyn behöver tas till barnets bästa samt dess ålder och mognad. Det som ska förklaras måste vara av enkel natur och av vikt för den vuxna. Det ska heller inte finnas något tillgängligt alternativ eller någon möjlighet att lämna informationen vid ett senare tillfälle. Det som ska förklaras får inte gälla ärendets innehåll eller konsekvenser. Exempel på frågor där barnet kan tillåtas hjälpa till med översättning är information om att vi kan anlita tolk för att informera om vad saken gäller, vilket språk som är aktuellt att boka tolk till eller att få en tidsbokning bekräftad.
Du kan läsa om översättningar i Försäkringskassans riktlinjer (2020:05) för kontakter på andra språk än svenska.
Jäv
16 § FL
Den som för en myndighets räkning tar del i handläggningen på ett sätt som kan påverka myndighetens beslut i ärendet är jävig om
-
han eller hon eller någon närstående är part i ärendet eller annars kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning,
-
han eller hon eller någon närstående är eller har varit ställföreträdare eller ombud för en part i ärendet eller för någon annan som kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning,
-
han eller hon har medverkat i den slutliga handläggningen av ett ärende hos en annan myndighet och till följd av detta redan har tagit ställning till frågor som myndigheten ska pröva i egenskap av överordnad instans, eller
-
det finns någon annan särskild omständighet som gör att hans eller hennes opartiskhet i ärendet kan ifrågasättas.
Om det är uppenbart att frågan om opartiskhet saknar betydelse, ska myndigheten bortse från jäv.
Den som är jävig får endast i begränsad omfattning ta del i handläggningen av ett ärende, till exempel genom att utföra enklare administrativa åtgärder. Jävsbestämmel- serna gäller i all ärendehandläggning, det vill säga i både försäkringsärenden och administrativa ärenden. Reglerna gäller alltså även vid till exempel anställning och när Försäkringskassan svarar på remisser.
Med handläggning menar man både att vidta förberedande åtgärder i ärendet och att delta i ärendets avgörande.
Reglerna om jäv är ett uttryck för objektivitetsprincipen. Jävsreglerna syftar till att undvika sådana intressekonflikter som gör att tjänstepersonens objektivitet kan ifrågasättas. På så sätt har dessa regler stor betydelse och är viktiga för allmänhetens förtroende för Försäkringskassan. För att undvika en jävssituation bör man ta ställning till jävsfrågan även i tveksamma fall (prop. 2016/17:180, s. 98 ff. och JO:s beslut, dnr 5994 - 2008 om en handläggande granne).
Vad som ska menas med närstående får avgöras från fall till fall. Det är inte bara biologiskt släktskap som kan ha betydelse. Även svågrar, svägerskor och svärföräldrar räknas regelmässigt till denna kategori. Det kan också vara frågan om jäv om det förhållande som primärt grundar jäv har upphört, till exempel om två makar skilt sig eller två sambor flyttat isär. (Lundmark/Säfsten)
Exempel på när punkt 4 kan vara tillämplig är om handläggaren är vän eller ovän med den enskilde. Det kan också vara så att handläggaren är engagerad i ärendet på ett sådant sätt att det kan uppstå misstanke om att hen inte kan göra en opartisk bedömning. I Försäkringskassans verksamhet kan punkt 4 även vara tillämplig om en handläggare har beslutat i grundärendet och sedan börjar arbeta som omprövare och får grundbeslutet för omprövning.
En tjänsteperson ska aldrig försätta sig i en situation där hen kan misstänkas för att vara jävig. Det åligger varje tjänsteperson själv att ta ansvar för det. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv ska meddela sin chef som är den som avgör frågan om jäv.
Förutom att en tjänsteperson inte får handlägga ärenden om hen är jävig, får en anställd på Försäkringskassan inte heller söka information om eller titta på uppgifter i socialförsäkringsdatabasen om sig själv eller någon annan i jävskretsen. Det kan nämligen innebära att hen gör sig skyldig till brottet dataintrång. Se mer i riktlinjerna (2018:13) Säkerhetsregler och riktlinjerna (2018:03) om hanteringen av misstänkta interna överträdelser och brott mot Försäkringskassan.
Om en enskild i ett ärende påpekar att en handläggare är jävig, måste Försäk- ringskassan ta ställning till jävsfrågan. Om Försäkringskassan anser att det inte är fråga om jäv ska ett beslut fattas som är överklagbart av den enskilde.
Den person som påstås vara jävig får inte pröva jävsfrågan. Det görs i stället normalt av personens närmaste chef som också är den som fattar beslutet. Handläggningen sker i förmånsärendet.
Om beslutet om jäv överklagas ska även detta hanteras av den enhet som handlägger förmånsärendet. Mer om detta går att läsa i vägledningen 2001:7.