Att kommunicera

Lagrum

25 § FL

Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet.

Myndigheten får dock avstå från sådan kommunikation, om

1. ärendet gäller anställning av någon och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande,

2. det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet, eller

3. ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart.

Myndigheten bestämmer hur underrättelse ska ske. Underrättelse får ske genom delgivning.

Underrättelseskyldigheten gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Läs mer

I riktlinjerna (2005:14) Att skriva kommuniceringsbrev och beslutsbrev i Försäkringskassan kan du läsa om hur breven ska vara utformade och vad de behöver innehålla.

Kommunicera underlag för beslut

Innan Försäkringskassan fattar ett beslut ska den enskilde enligt huvudregeln informeras om vilket underlag som kommer att ligga till grund för beslutet. Hen måste också få möjlighet att yttra sig över underlaget. Kommuniceringen innehåller alltså två delar: dels informationen om vilket underlag som kommer att ligga till grund för beslutet, dels möjligheten för den enskilde att lämna synpunkter på detta underlag. Syftet med detta är att upprätthålla rättssäkerheten genom att låta den enskilde vara delaktig i beslutsprocessen. (Det finns vissa undantag från den rättigheten i de fall vissa uppgifter omfattas av sekretess mot den enskilde. Läs mer i avsnitt Sekretess mot parten själv och i vägledningen 2001:3.)

Enklare uppgifter, till exempel siffror eller datum, kan vi redovisa direkt i kommuniceringsbrevet. I andra fall bör vi i stället skicka handlingarna i sin helhet till den enskilde. Handlingar som hen redan har tillgång till behöver vi inte skicka på nytt, utan det räcker att vi nämner dem och förklarar hur vi bedömer dem. Om alla uppgifter i ärendet är från den enskilde kan det ofta anses vara uppenbart obehövligt att skicka ut eller informera om dem, vilket innebär att undantaget från kommunicering blir aktuellt. Se mer om undantagen i avsnitt Undantag från kravet på kommunicering.

Det är viktigt att det tydligt framgår vilket underlag som den enskilde har möjlighet att yttra sig över. Därför ska handläggaren i kommuniceringsbrevet lista de handlingar och andra dokument som beslutet kommer att grundas på. Det kan vara skriftliga handlingar som den enskilde får kopior av och handlingar som hen har tillgång till sedan tidigare. Men det kan också vara muntliga uppgifter som Försäkringskassan har fått. Handläggaren kan då antingen redogöra för uppgifterna i själva kommuniceringsbrevet eller bifoga en kopia av tjänsteanteckningen.

Om Försäkringskassan har låtit översätta handlingar som den enskilde lämnat in, kan det vara lämpligt att bifoga dem, även om JO uttalat att vi inte är skyldiga att göra det (JO:s beslut, dnr 1184-2009).

Handläggarens egna noteringar som inte tillförts, eller som inte kommer att tillföras, ärendet behöver normalt inte kommuniceras. Dessa anteckningar kommer att rensas ur akten när ärendet avslutas. Se mer om arbetsdokument i avsnitt Partsinsyn och vägledningen 2001:3.

I vissa fall kan det vara aktuellt att betala ut ersättning under kommuniceringstiden, se avsnitt Interimistiska beslut.

Undantag från kravet på kommunicering

Kravet på att kommunicera gäller inte när kommuniceringen är uppenbart obehövlig. Med det menas att en kommunicering inte kan tillföra något i det aktuella ärendet, utan bara skulle dra ut på handläggningstiden i onödan. De två vanligaste exemplen hos Försäkringskassan är när allt material i det aktuella ärendet är tillfört från den enskilde själv eller när hen får fullt bifall på sin ansökan. (Jfr prop. 2016/17:180 s. 311)

Uppgifter som den enskilde lämnat i ett annat ärende kan dock inte generellt anses omfattas av undantaget. Det beror på att de uppgifterna inte har lämnats in i det aktuella ärendet och att den enskilde inte kan veta att vi tänker använda dem i det nya ärendet. (Jfr JO 1996/97 s. 179)

Det kan också vara aktuellt med undantag från kommunicering vid så kallade förfarandebeslut (se avsnitt Informera om det planerade beslutet eller olika åtgärder av mer eller mindre teknisk karaktär som myndigheten vidtar och som ibland utgör beslut. Till exempel frågor om att avvisa ett ombud, jävsinvändningar, byte av handläggare eller att inhämta ett utlåtande av någon sakkunnig.

Undantagen ska användas restriktivt. Är man tveksam till om ett undantag är tillämpligt så ska man välja att kommunicera. Det gäller till exempel om man är osäker på om ett beslut kommer att innebära ett helt bifall eller inte.

Informera om det planerade beslutet

Försäkringskassan är inte skyldig att informera den enskilde om vilket beslut vi planerar att fatta. Men när vi planerar att helt eller delvis avslå ansökan gör vi det ändå för att hen ska kunna ta tillvara sin rätt och eftersom det är ett sätt att berätta för den enskilde hur underlaget påverkar vår bedömning. På så sätt kan hen lättare ta ställning till om något är fel eller saknas och därför lämna in ytterligare underlag som gör beslutsunderlaget mer komplett och därmed kan påverka bedömningen. Det är särskilt viktigt att vi gör det i ärenden där vi överväger att sluta betala ut en ersättning som den enskilde tidigare har fått.

Att informera om det planerade beslutet innebär att vi meddelar den enskilde om vilket beslut vi planerar att fatta utifrån det underlag som hitintills kommit in. Att informera om beslutet är inte samma sak som att kommunicera enligt 25 § FL. Att kommunicera är att informera om underlaget och ge den enskilde tillfälle att yttra sig över det underlaget, se avsnitt Partsinsyn. Att informera om det planerade beslutet är i stället att informera om vår bedömning av underlaget och vilket beslut vi därför planerar att fatta. Det är vanligt att vi informerar om det kommande beslutet i samband med att vi kommunicerar underlag, men det kan även vara så att vi behöver informera om det kommande beslutet utan att det finns underlag som behöver kommuniceras.

Om vi har informerat den enskilde om ett planerat avslagsbeslut och hen lämnar in nytt underlag som inte påverkar vår bedömning, så behöver vi i regel inte informera i ett särskilt meddelande om att det tidigare planerade beslutet kvarstår. Däremot ska vår bedömning av ärendet utifrån det nya underlaget tydligt framgå i beslutsbrevet eller beslutsmeddelandet.

Om den enskilde lämnar in nytt underlag som medför att vi fortfarande planerar att avslå ansökan, men av en annan anledning än tidigare, så ska vi informera om det nya planerade beslutet så att hen får möjlighet att lämna in underlag som kan påverka den nya bedömningen.

Syftet med att informera om det planerade beslutet är alltså att säkerställa att vårt utredningsansvar och vår serviceskyldighet gentemot den enskilde uppfylls och att beslutet fattas på ett så komplett underlag som möjligt. Det är därför viktigt att den enskilde får tillräckligt lång tid på sig att lämna synpunkter med anledning av informationen. Se avsnitt Kommuniceringstid.

I 110 kap. 13 a § SFB finns en särskild regel om att vi ska informera den enskilde i vissa fall om innehållet i ett kommande beslut gällande sjukpenning.

Skriftlig eller muntlig kommunicering?

Ofta är det lämpligast att kommuniceringen är skriftlig, men det finns inga formella hinder mot att den är muntlig, till exempel per telefon eller vid ett personligt möte.

Vi ska välja det sätt som är enklast och lämpligast med hänsyn till den enskildes intressen. Det innebär exempelvis att vi bör kommunicera skriftligt om materialet är så omfattande och komplicerat att den enskilde behöver tid för att läsa och förstå sammanhanget. Ett annat exempel är om det rör beräkningar av olika slag. Muntlig kommunicering bör vi bara välja om uppgifterna är så enkla att den enskilde lätt kan tillgodogöra sig dem. (Se till exempel JO:s beslut dnr 3080- 2008 , dnr 9317- 2022 och JO:s inspektionsprotokoll dnr 4087- 1996)

När vi väljer hur man ska kommunicera är det också viktigt att vi tar hänsyn till det allmänna kravet på service, tillgänglighet och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen. Vi behöver till exempel ta hänsyn till om personen till följd av en funktionsnedsättning har svårigheter att tillgodogöra sig muntlig eller skriftlig information. (Prop. 2016/17:180 s. 312, JO:s inspektionsprotokoll, dnr 4087-1996 och JO:s beslut, dnr 2565-1994)

När vi kommunicerar muntligt är det särskilt viktigt att anteckna i journalen vilken information den enskilde har fått och vilka eventuella synpunkter som hen har lämnat. Även datumet då den enskilde senast ska lämna svaret ska dokumenteras.

Kommuniceringstid

Ibland är det lämpligt att handläggaren tar muntlig kontakt med den enskilde innan hen skickar ett kommuniceringsbrev. Den muntliga kontakten kan antingen vara ett personligt möte eller ett telefonsamtal. Det kan till exempel vara när det tänkta beslutet är extra känsligt. Det kan också vara när handläggaren bedömer att den enskilde behöver hjälp med att förstå innehållet i kommuniceringsbrevet. (Jfr 6 § FL) Observera att man inte får lämna uppgifter som kan omfattas av sekretess på den enskildes telefonsvarare (JO 6471-2011).

Det är från rättssäkerhetssynpunkt viktigt att den person som ärendet gäller får tillräckligt lång tid på sig att lämna synpunkter. Hen bör normalt få 14 dagar på sig att läsa underlaget och lämna in sina eventuella synpunkter. För att den ”normala tiden”, 14 dagar, ska kunna uppnås behöver man ta hänsyn till postgången. Man ska också ta hänsyn till eventuella helgdagar som kan påverka svarsdatumet.

Det ska framgå i brevet vilket datum som synpunkterna senast ska ha kommit in till myndigheten (JO:s inspektionsprotokoll, dnr 1836-1999).

För att alla synpunkter som den enskilde har lämnat under kommuniceringstiden ska hinna beaktas är det viktigt att man i ärenden där handlingarna skannas in väntar en tid efter kommuniceringstidens utgång med att fatta beslut i ärendet. Detta för att handlingen ska hinna synas i systemet (JO:s beslut, dnr 5675-2017). Se även JO:s beslut 3283-2019 om att i vissa fall vänta ytterligare en liten tid ifall vi känner till att en handling är på väg.

Försäkringskassan ska inte besluta i ärendet så snart ett svar kommer in om kommuniceringstiden ännu inte är slut. Endast om det tydligt framgår att den enskilde inte vill tillföra något mer kan beslut fattas innan tiden är slut (JO:s beslut, dnr 4707- 2002). Initiativet till att beslutet ska fattas innan kommuniceringstidens är slut måste komma från den enskilde själv.

Vid muntlig kommunicering kan tiden vara kortare än 14 dagar, eftersom det alltid handlar om uppgifter av mycket enkelt slag.

Metodstöd – kommunicering

Som framgår av detta kapitel måste Försäkringskassan följa de krav på kommunicering som ställs i FL. Vi måste också leva upp till FL:s krav på en snabb och enkel handläggning. Dessa krav gör att du som handläggare ska kommunicera enligt följande principer:

• Du är redo att kommunicera när du är klar med utredningen och färdig att fatta beslut.
• Om du helt bifaller den enskildes ansökan eller yrkande behöver du i normalfallet inte kommunicera underlaget.
• Om det av andra skäl än beviljande står klart att det är uppenbart obehövligt att kommunicera behöver du inte göra det.
• Du ska bara kommunicera det underlag som kommer att ligga till grund för beslutet.
• Du behöver inte kommunicera underlag som helt saknar relevans för beslutet.
• Kontrollera om det finns något hinder enligt OSL mot att den enskilde får del av underlaget eller någon del av det.
• Beräkna svarsdatumet så att den enskilde har 14 dagar på sig att återkomma i ärendet. Du ska inte sätta en lördag eller helgdag som sista dag för svar på kommunicering. Då får du i stället ta nästföljande vardag som sista dag.
• I ärenden där eventuella kommuniceringssvar ska skannas in måste du vänta in skanningstiden innan du fattar beslut. Detta för att vara säker på att alla handlingar har blivit synliga i handläggningssystemet. Information om hur långt man kommit med den manuella fördelningen av handlingar finns på Fia under fliken Stöd.

Figur 1. Flödespil med de olika stegen i kommuniceringsprocessen.

När kommuniceringstiden är slut

Om det har kommit in något nytt underlag måste du avgöra om de leder till att du ska fortsätta utredningen, om de ändrar din bedömning eller om det inte påverkar ärendet:

• Om du utifrån det nya underlaget ser att din bedömning kan påverkas, så får du fortsätta din utredning av ärendet tills du har tillräckligt underlag för att göra en ny rättssäker bedömning. Detta kan ibland ske redan innan kommuniceringstiden är ute eftersom en ny utredning inte kommer att begränsa den enskildes rätt att komma till tals.
• Om det nya underlaget ändrar din bedömning till fördel för den enskilde, men inte kräver någon fortsatt utredning, så fattar du beslut efter din nya bedömning. I vissa fall kan detta ske innan kommuniceringstiden är ute, men endast om du helt ut beviljar den enskildes anspråk.
• Om det nya underlaget inte påverkar din bedömning så beskriver du varför i beslutet. I det här fallet får du inte besluta i ärendet innan kommuniceringstiden är ute och du har säkerställt att inte några fler handlingar är på väg in i ärendet.
• I vissa fall – till exempel om något du tidigare begärt in från någon annan än den enskilde, men som inte kommit under utsatt tid, nu slutligen kommer in – kan du behöva kommunicera det nya underlaget, men i normalfallet bör det falla in under något av de undantag som beskrivs ovan i avsnitt Undantag från kravet på kommunicering.

Om det inte har kommit några nya handlingar eller synpunkter under kommuniceringstiden är ärendet normalt sett klart för beslut. När du skrivit klart beslutet ska du kontrollera att datum och namn är korrekt och ta bort eventuell vattenstämpel innan du skickar iväg det.