Dokumentation

Lagrum

27 § FL

En myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling ska snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Skyldigheten att dokumentera gäller uppgifter som lämnas muntligt till myndigheten eller som inhämtas på annat sätt, exempelvis genom iakttagelser vid hembesök. Den gäller bara om det finns ett pågående ärende hos myndigheten och om uppgifterna kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Detta innebär att om det är uppenbart att en uppgift kommer att sakna betydelse för ärendet behöver den inte dokumenteras. En fullständig och ordnad dokumentation i ett ärende är en förutsättning för att man ska kunna följa och förstå ärendets gång (JO:s beslut, dnr 4367-2005).

Dokumentationen ska ske i kronologisk följd så att ärendets gång kan följas utan svårighet även av den som inte är handläggare av ärendet (9, 24 och 27 §§ FL och JO:s beslut 3726-2011).

Dokumentationen ska göras snarast för att minska risken för att det som återges blir felaktigt.

En ordnad dokumentation underlättar även om en annan handläggare måste ta över handläggningen, till exempel vid sjukdom eller byte av tjänst. Att det finns en ordnad och fullständig dokumentation är också en förutsättning för att ärendet ska gå att kvalitetssäkra.

För den enskildes rätt till insyn i sitt ärende är det viktigt att dokumentationen sköts fortlöpande. Då kan denne försäkra sig om att myndigheten inte bara har tagit ställning till allt material som har tillförts ärendet, utan att den också har bevarat det. Även utomstående som har bidragit med material måste kunna vara säkra på att materialet tagits om hand på ett korrekt sätt. (Prop. 2016/17:180 s. 174 f.)

En fullständig och ordnad dokumentation förbättrar också möjligheterna för andra, bland annat JO, att granska ärendet i efterhand. Om ärendet går vidare till omprövning och domstol är god dokumentation avgörande för att se till att den enskildes ärende har handlagts på ett effektivt och rättssäkert sätt. (Jfr JO:s beslut dnr 3726-2011). Det underlättar också arbetet för polis och åklagare i samband med utredning av misstanke om brott, läs mer i vägledningen (2004:1) Kontrollutredning.

Skyldigheten att dokumentera omfattar inte sådant som endast rör den interna administrationen, till exempel att man diskuterar en fråga med en kollega. Däremot kan man behöva skriva ned de slutsatser som man eventuellt kommer fram till, till exempel att man planerar att komplettera ärendet genom en kontakt med sjukskrivande läkare eller arbetsgivaren. Man kan även behöva notera om ärendet riskerar att försenas och i så fall varför. Detta kan vara viktig information, dels för den enskilde och dels för att avgöra om ett meddelande senare behöver skickas till den enskilde eller för att kunna motivera ett ställningstagande i samband med en eventuell begäran om att ärendet ska avgöras.

Det är också viktigt att dokumentera om den enskilde har fått information i ärendet som kan påverka den fortsatta handläggningen. Till exempel om vi bett om en komplettering och när den begärda handlingen senast ska ha kommit in till Försäkringskassan.

JO har flera gånger betonat betydelsen av att det ska gå att följa och förstå ärendets gång och att till exempel notera att man haft telefonkontakt med den enskilde, även om samtalet inte inneburit att ärendet tillförts något i sak.

God dokumentation innebär också att man beskriver och förklarar Försäkringskassans ställningstaganden till olika handläggningsåtgärder, så att den enskilde förstår vad som händer i ärendet. (Se till exempel JO:s beslut, dnr 3726-2011.)

Rättelse av en journalanteckning

När en journalanteckning har gjorts blir anteckningen en allmän handling som ska lämnas ut på begäran om inte sekretess hindrar det (2 kap. 10 § andra stycket TF och 28 kap. 1 § OSL). En bilaga till en journal blir dock inte allmän handling förrän det ärende den hör till har slutbehandlats, exempelvis genom att ett slutligt beslut har expedierats. Men bilagan kan också ha blivit allmän handling redan tidigare genom att den har expedierats (2 kap. 10 § första stycket TF).

Eftersom journalanteckningen blir en allmän handling direkt, så börjar också ett beslut som skrivs i journalen att gälla direkt när anteckningen sparats. Observera att det är innebörden i anteckningen som är avgörande, det är alltså inte nödvändigt att ordet beslut finns med. Läs mer om beslut i kapitel 10.

Journalanteckningen får inte förstöras, eftersom en anteckning som har färdigställts blir en allmän handling direkt. Det gäller även när handläggaren eller någon annan själv har upptäckt ett fel i anteckningen. Felet rättas i stället genom att man stryker ett streck över den felaktiga anteckningen och därefter skriver en ny, korrekt anteckning. Den överstrukna texten måste vara läsbar. Om anteckningen är gjord i fel ärende finns ingen korrekt anteckning att ersätta med. Då måste man i stället skriva en förklaring till varför strykningen är gjord.

Om journalanteckningen är ett beslut, kan den bara rättas om förutsättningarna för att rätta ett beslut är uppfyllda. Se JO:s beslut 976-2020 och 2113 - 2021.

Läs mer

Läs mer om hur du rättar och ändrar beslut i vägledning (2018:01) Rättelse och ändring av beslut enligt socialförsäkringsbalken och förvaltningslagen.

Metodstöd – dokumentation

• Anteckna det som händer i ärendet direkt. Om du väntar med att anteckna finns det risk för att dokumentationen blir otydlig eller felaktig eftersom din minnesbild kan ha förändrats. Det kan leda till att underlaget i ärendet blir felaktigt och att beslutet sedan fattas på ett ofullständigt underlag.

• Om anteckningen är kort kan du göra den direkt i journalen. Men om det behövs mer omfattande anteckningar gör du dem i en bilaga. I journalen hänvisar du då till bilagan. Ge den ett beskrivande namn, till exempel ”samtalsdokumentation”.

• Anteckningarna ska vara objektiva, korrekta, sakliga, tydliga och relevanta. Det får inte finnas nedsättande ord eller värdeomdömen. Den enskilde, handläggande kollegor och andra berörda ska kunna läsa och förstå.

• Använd inte förkortningar. Förkortningar som används av Försäkringskassan kan vara obegripliga för utomstående, men även andra förkortningar som är mer allmänt accepterade kan vara svåra att förstå och bör därför undvikas.

• Det ska klart framgå vem som gör något eller uttalar sig i ett ärende. Om det inte är du själv som citeras ska du därför alltid skriva ut personens för- och efternamn. Skriv också vilken roll eller funktion personen har, till exempel om hen är den sökande, försäkringsmedicinsk rådgivare hos Försäkringskassan, hyresvärd, arbetsgivare eller tjänsteperson på till exempel Skatteverket. Den enskilde i vars ärende dokumentationen sker kan dock nämnas enbart med förnamn.

• Om en person lämnar muntliga uppgifter i telefon eller vid ett personligt möte ska du, innan du färdigställer tjänste- eller journalanteckningen, läsa upp innehållet och ge hen möjlighet att komplettera sina uppgifter så att det bli rätt. Anteckna i journalen att du har läst upp anteckningen. Om du dokumenterar samtalet i en bilaga ska du namnge bilagan och referera till den i journalen. På så sätt är bilagan lätt att hitta om någon ber att få ta del av uppgifterna i sitt ärende.

• För att man ska kunna följa ärendets gång bör det framgå av journalen vilka kompletteringar eller andra åtgärder som planeras.

• Inkomna handlingar dokumenteras normalt sett automatiskt och därför behöver du inte göra någon särskild journalanteckning om att en handling kommit in. När du har läst och bedömt handlingen ska du däremot fylla i rutan ”dokumentbeskrivning” för att tydliggöra vad handlingen rör (till exempel för vilken period ett medicinskt underlag gäller). Denna beskrivning är extra viktig om dokumenttypen är ”okänt dokument”. Du ska också hänvisa till handlingen så att det tydligt framgår vilken handling som avses. På så sätt kan den enskilde och eventuella andra aktörer kontrollera att alla handlingar har bemötts och hanterats.

• Om en handling har feldaterats, innehåller särskild information som inte framkommer av förteckningen eller bör uppmärksammas på något sätt, måste det dokumenteras särskilt i journalen. Även handlingar som skickas ut från Försäkringskassan måste dokumenteras i journalen, eftersom det inte framgår av förteckningen om och när de har skickats.